Si buscas «registro horario digital obligatorio» vas a encontrar fechas, multas y cuentas atrás. Conviene separar dos cosas que casi siempre aparecen mezcladas: la obligación de registrar la jornada, que existe desde 2019 y afecta a todas las empresas, y el real decreto que la haría digital, que a día de hoy no está aprobado.
El estado real a 21 de septiembre de 2026: registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019. Que ese registro sea digital todavía no lo exige ninguna norma en vigor: el proyecto de real decreto recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo, el Gobierno aplazó su aprobación a septiembre y no ha llegado al BOE.
Lo que ya es obligatorio, desde 2019
El Real Decreto-ley 8/2019 añadió un apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Dice, literalmente, que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Y tres cosas más que conviene tener claras:
- Cómo se organiza lo decide la empresa: por negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores. La ley no impone ningún formato. Vale el papel, vale una hoja de cálculo, vale una aplicación.
- Los registros se conservan cuatro años.
- Tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
No llevarlo es una infracción grave en materia de jornada, la del artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que se sanciona con multa de 751 a 7.500 euros según el grado. La guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada añade el matiz práctico que más importa: el registro debe ser fiable e invariable, es decir, que no pueda modificarse después sin dejar rastro.
Lo que cambiaría el real decreto, si se aprueba
El texto que el Ministerio de Trabajo sometió a consulta pública en septiembre de 2025 quiere que todas las empresas garanticen el registro por medios digitales, con un sistema «objetivo, fiable y accesible», con acceso para la Inspección y desarrollando además el derecho a la desconexión.
El 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable: concluyó que no procedía aprobarlo tal y como estaba. Sus objeciones fueron de fondo, no de forma: que parte de las obligaciones nuevas deberían tramitarse por ley y no por reglamento, que la protección de datos no quedaba suficientemente garantizada, que el impacto económico sobre las pymes estaba mal evaluado y que un plazo de adaptación de veinte días era manifiestamente insuficiente. En julio, Economía y Trabajo pactaron llevar un texto corregido al Consejo de Ministros en septiembre. A la fecha de este artículo no ha ocurrido.
Así que hoy no hay fecha, no hay obligación de fichar con una aplicación y cualquiera que te venda una «adaptación urgente» al registro digital lo hace con un calendario que no existe. Lo que sí existe es la obligación de 2019, y esa la incumple más gente de la que parece.
Cómo saber si tu registro actual aguanta una inspección
La pregunta útil no es «¿es digital?», sino «¿es fiable?». Un registro razonable cumple estas cinco cosas:
- Recoge la hora real de inicio y de fin de cada día, por persona, no un horario teórico copiado del contrato.
- Registra las pausas que no cuentan como trabajo, si las hay.
- Las correcciones dejan rastro: quién cambió qué, cuándo y qué valor había antes.
- Se puede exportar en un formato legible, para la Inspección y para la propia persona trabajadora.
- Se conserva cuatro años sin depender del móvil de nadie.
Un papel firmado cumple la ley pero falla en el tercer punto y suele fallar en el quinto. Una hoja de cálculo compartida falla en el tercero casi siempre: cualquiera puede reescribir el mes pasado sin que quede constancia.
| Papel u hoja de cálculo | App de fichaje genérica | Integrado en tu herramienta | |
|---|---|---|---|
| Cumple la obligación de 2019 | Sí, si se lleva al día | Sí | Sí |
| Correcciones con rastro | No | Normalmente sí | Sí |
| Preparado para un registro digital exigible | No | Sí | Sí |
| Una herramienta más para el equipo | No | Sí: otra app y otra cuota | No: se ficha donde ya se trabaja |
| Cruza la jornada con turnos, clases o citas | No | No | Sí |
Dónde tiene sentido fichar: en la herramienta que ya usa el equipo
En los últimos proyectos hemos dejado de tratar el registro de jornada como un producto aparte y lo hemos metido dentro del sistema que el equipo ya tiene abierto. Tres ejemplos:
- En un centro de estética con ocho profesionales, el fichaje es un kiosko por PIN dentro del propio CRM, con auditoría de cada cambio. El registro vive junto a la agenda que ya dice quién tenía cabina a cada hora.
- En una empresa de actividades extraescolares, los monitores fichan desde el mismo portal en el que pasan lista, con pausas y correcciones, que es lo que pide la Inspección de Trabajo.
- En un centro de entrenamiento, los monitores fichan la jornada desde la app de sala, con histórico y corrección de errores, y el entrenador lo ve en su panel.
La ventaja no es solo ahorrarse una cuota. Es que la jornada registrada se puede contrastar con la actividad real —turnos, clases, citas— y que nadie tiene que acordarse de abrir una segunda aplicación.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar con una aplicación hoy?
No. Es obligatorio registrar la jornada diaria; el medio lo decide la empresa. El registro digital obligatorio depende de un real decreto que no está aprobado.
¿Vale una hoja de Excel?
Legalmente sí, si recoge las horas reales, se conserva cuatro años y está a disposición de quien tiene derecho a verla. El problema es la fiabilidad: una hoja se puede reescribir sin dejar rastro, y eso es lo primero que un inspector pone en duda.
¿Y en teletrabajo?
También se registra. La obligación es por persona trabajadora y por día, esté donde esté.
Si el real decreto se aprueba, ¿cuánto tiempo tendré para adaptarme?
El proyecto preveía veinte días, y el Consejo de Estado dijo que era manifiestamente insuficiente. Es razonable esperar que el texto final dé más margen, pero no lo sabremos hasta que se publique. Cuando ocurra, actualizaremos este artículo.
Si quieres tenerlo resuelto antes de que llegue
Si tu equipo ya trabaja sobre un CRM o una herramienta propia, el registro de jornada se integra ahí, con las reglas que pide la ley y las correcciones con rastro. Es parte de lo que hacemos en software a medida, y está contado en las fichas de proyectos.
Fuentes
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE). Artículo 10, que añade el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, y artículo 11, que incluye el registro de jornada en el artículo 7.5 de la LISOS.
- Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE). Artículo 34.9.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto consolidado (BOE). Artículos 7.5 y 40.1.
- Guía sobre el registro de jornada (Ministerio de Trabajo y Economía Social).
- Consulta pública previa sobre el proyecto de real decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo y Economía Social, septiembre de 2025).
- El Consejo de Estado critica y «tumba» el registro horario (El Español, 23 de marzo de 2026).
- Economía y Trabajo pactan llevar el registro horario a septiembre (elDiario.es, julio de 2026).
Última revisión: 21 de septiembre de 2026. A esa fecha, el real decreto del registro de jornada digital no se había aprobado ni publicado en el BOE. Este artículo es información divulgativa, no asesoramiento laboral.