Facturación integrada con tu forma de trabajar
Conectamos la emisión y gestión de facturas con CRM, proyectos, pedidos o herramientas internas para reducir duplicidades y trabajo manual.
La factura no nace en el programa de facturación. Nace mucho antes.
Nace cuando se acepta un presupuesto, cuando se sirve un pedido, cuando se cierra un hito o cuando termina un mes de servicio. Si el programa de facturación vive aparte de todo eso, alguien tiene que hacer de puente a mano. Y ahí es donde aparecen las duplicidades.
Los mismos datos, dos veces
El cliente ya está en el CRM, pero hay que volver a teclearlo al emitir la factura. Y cualquier cambio hay que hacerlo en los dos sitios.
Lo facturado no cuadra con lo entregado
El albarán dice una cosa y la factura otra, porque entre uno y otra hubo un cambio que solo se apuntó en un lado.
Facturas que se olvidan
El trabajo está hecho y entregado, pero nadie ha emitido la factura porque no hay nada en el sistema que avise de que toca.
Nadie sabe qué está cobrado
Responder «¿esto está pagado?» obliga a cruzar el banco con una hoja y con la memoria de alguien.
El Excel paralelo
Como el programa no contempla algo, se monta una hoja al lado. A partir de ahí hay dos verdades y ninguna completa.
Cierres de mes lentos
Cada cierre empieza recopilando información de sitios distintos antes de poder emitir nada.
Errores de copiado
Un importe, un NIF o una dirección mal copiados obligan a rectificar una factura que ya ha salido.
Normativa por un lado, operativa por otro
Se cumple el reglamento en el programa de facturación, pero el resto del proceso sigue funcionando igual de manual que antes.
No competimos por ser otro programa de facturación. Hay muchos y algunos son muy buenos. Lo que hacemos es que la facturación deje de ser una isla: que la factura salga del proceso que ya tienes, con los datos que ya están en tus sistemas, y cumpliendo el reglamento de facturación (RRSIF).
Con qué se conecta la facturación
Estas son las conexiones que solemos plantear. No van todas: se eligen las que de verdad quitan trabajo manual en tu caso, y se descartan las que solo añaden piezas.
CRM y proceso comercial
- El presupuesto aceptado se convierte en factura sin volver a teclear al cliente
- Los datos fiscales viven en un solo sitio y se corrigen una sola vez
- La factura queda enlazada a la oportunidad y a su histórico
Proyectos y servicios
- Facturación por hitos, con lo pendiente siempre a la vista
- Horas o trabajos imputados que llegan a la factura sin recopilarlos a mano
- Cuotas y servicios recurrentes con emisión periódica
Pedidos, albaranes y stock
- La factura se genera a partir de lo realmente servido
- Pedidos parciales y agrupación de albaranes en una sola factura
- Tarifas y condiciones por cliente aplicadas de forma automática
Web y canales de entrada
- Altas y pedidos desde la web que llegan al sistema con sus datos completos
- Área privada donde el cliente consulta y descarga sus facturas
- Envío de la factura al cliente sin pasos manuales intermedios
Contabilidad y asesoría
- Exportaciones en el formato que pida tu asesoría, no en el que toque
- Envío periódico sin recopilar documentos de varias carpetas
- Cobros conciliados contra lo emitido para saber qué queda vivo
Herramientas internas
- Conexión por API con los sistemas que ya usáis
- Integración con desarrollos propios y hojas de cálculo heredadas
- Avisos y automatizaciones de los pasos repetitivos del ciclo
Una advertencia honesta. Lo que se puede integrar depende de lo que permita cada herramienta: si un sistema no expone API ni una vía de intercambio documentada, la conexión es más limitada o hay que buscar otro camino. Lo comprobamos antes de comprometer nada, no después.
Qué exige la normativa y qué es VeriFactu
El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, fija cómo tiene que comportarse un programa de facturación. En resumen: que cada factura deje un rastro que no se pueda alterar después. VeriFactu es una de las modalidades previstas en ese reglamento: la de remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
| Qué exige el reglamento | Cómo se resuelve en el software |
|---|---|
| Un registro por cada factura | Al emitir la factura se genera su registro de facturación, con los datos que exige la norma. |
| Encadenamiento e inalterabilidad | Cada registro incorpora la huella del anterior, de modo que la cadena delata cualquier modificación posterior. |
| Código QR y mención en la factura | La factura se emite con su código QR y con la mención «VeriFactu» visible. |
| Remisión de los registros | Los registros se remiten a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. |
| Nada de borrar ni reescribir | Las correcciones se hacen con una factura rectificativa o un registro de anulación, que se encadenan al original. |
| Conservación y acceso | Los registros se conservan y se pueden consultar y exportar en un formato legible. |
| Declaración responsable del productor | El software se entrega con la declaración responsable que exige la normativa, firmada por quien lo produce. |
Desliza la tabla horizontalmente para ver las dos columnas.
La Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación. No existe un sello oficial que otorgue la Administración, así que nadie puede estar «homologado por la AEAT». Lo que la normativa establece es que el productor del software emita una declaración responsable de que el programa cumple los requisitos. Cuando el desarrollo es nuestro, esa declaración la firmamos nosotros y se entrega con el sistema.
Sobre los plazos, mejor sin adivinar. El calendario de aplicación se ha modificado varias veces y depende del tipo de contribuyente y del sistema que utilice, así que en esta página no publicamos fechas. Confírmalo con tu asesoría fiscal o en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y planificamos el desarrollo con esa referencia delante.
Cuatro flujos, contados paso a paso
Ejemplos de cómo puede quedar el recorrido cuando la facturación está integrada. Sirven para ilustrar la idea: el flujo real se define sobre vuestro proceso y vuestras herramientas.
Del presupuesto aceptado a la factura
- El comercial marca el presupuesto como aceptado en el CRM.
- El sistema propone la factura con el cliente, las líneas y las condiciones ya cargadas.
- Quien corresponda la revisa y la emite.
- Se genera el registro de facturación encadenado y se remite a la AEAT.
- La factura queda enlazada a la ficha del cliente y a su oportunidad.
Del pedido servido a la factura
- Se cierra el albarán con lo que realmente ha salido.
- El sistema agrupa los albaranes pendientes de ese cliente.
- Se aplican sus tarifas y condiciones sin buscarlas en otro sitio.
- Se emite la factura y su registro correspondiente.
- Lo facturado y lo entregado quedan cuadrados sin repasarlo a mano.
Proyecto por hitos
- El proyecto se define con sus hitos y sus importes.
- Al dar un hito por completado, el sistema avisa de que toca facturar.
- Se emite la factura de ese hito, con su referencia al proyecto.
- Se genera el registro y se remite.
- El pendiente de facturar del proyecto se actualiza solo.
Servicios recurrentes
- Cada cliente tiene su cuota, su periodicidad y su fecha de emisión.
- El sistema prepara la remesa del periodo.
- Se revisan altas, bajas y cambios antes de emitir.
- Se emiten las facturas con sus registros correspondientes.
- Cada cliente recibe la suya y queda disponible en su área privada.
Que se pueda reconstruir qué pasó y cuándo
La norma persigue que el rastro de la facturación no se pueda tocar a posteriori. Bien entendido, eso mismo es útil hacia dentro: saber quién hizo qué, con qué datos y en qué momento.
Registro encadenado
- Cada factura deja su registro de facturación
- Cada registro incorpora la huella del anterior
- Alterar uno rompe la cadena y se nota
Correcciones con rastro
- Nada se borra ni se reescribe
- Las rectificativas y anulaciones se encadenan al original
- El histórico refleja también los errores y su corrección
Quién hizo qué
- Roles y permisos: quién puede emitir y quién solo consultar
- Registro de las acciones de cada usuario
- Menos dependencia de que alguien recuerde lo que hizo
Verificación
- Código QR y mención «VeriFactu» en la factura
- Remisión de los registros a la sede electrónica de la AEAT
- Constancia de lo remitido y de su resultado
Conservación y consulta
- Registros conservados y accesibles
- Consulta por cliente, por serie o por periodo
- Exportación en formato legible cuando haga falta
Entrega del sistema
- Declaración responsable del productor del software
- Documentación de cómo funciona lo desarrollado
- Los datos son tuyos y salen de ahí cuando quieras
Preguntas sobre facturación y VeriFactu
Lo que más nos preguntan cuando entra el tema de la facturación. Incluidas las respuestas incómodas.
No. La Agencia Tributaria no homologa, no certifica ni aprueba programas de facturación, así que desconfía de cualquier proveedor que diga estar «homologado por la AEAT». Lo que establece la normativa es otra cosa: es el productor del software quien emite una declaración responsable en la que afirma que el programa cumple los requisitos del reglamento. Nosotros desarrollamos conforme al RRSIF, el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023, y entregamos esa declaración responsable con el software.
No publicamos fechas en esta página a propósito. El calendario de aplicación se ha modificado varias veces desde que se aprobó el reglamento y depende del tipo de contribuyente y del sistema de facturación que utilice. Una fecha desactualizada en una web es peor que ninguna. Consulta tu situación concreta con tu asesoría fiscal o en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria, y si quieres nos cuentas el resultado y planificamos el desarrollo en consecuencia.
No necesariamente, y esa es la primera pregunta que conviene hacerse. Si tu programa actual te resuelve la facturación y tu proveedor lo ha adaptado al reglamento, lo razonable puede ser quedarse con él y trabajar solo la integración con el resto de tus sistemas. Sustituirlo tiene sentido cuando el problema no es la factura en sí, sino todo lo que hay alrededor: datos que se teclean dos veces, procesos que no encajan o herramientas que no se hablan entre ellas. Te diremos con franqueza en cuál de los dos casos estás.
Es el documento en el que el productor del software declara, bajo su responsabilidad, que el programa cumple lo que exige el reglamento. Sustituye a la idea de un sello o un certificado emitido por la Administración, que no existe. Cuando desarrollamos el software de facturación, ese productor somos nosotros y te entregamos la declaración junto con el sistema.
Sí, pero no borrando ni reescribiendo nada. El registro original se queda como está, que es justo el objetivo de la norma, y la corrección se hace generando un registro nuevo (una factura rectificativa o un registro de anulación) que queda encadenado al anterior. El resultado es que el historial cuenta lo que pasó de verdad, incluidos los errores y su corrección.
Es precisamente el trabajo que hacemos. Si el sistema con el que hay que conectar dispone de API o de una vía de intercambio de datos documentada, se integra contra ella. Si no la tiene, buscamos la conexión posible: exportaciones, base de datos, ficheros intercambiados o un desarrollo intermedio. Antes de prometer nada revisamos qué expone realmente cada herramienta, porque el límite lo pone el sistema del otro lado, no las ganas.
Depende del alcance, y por eso no publicamos precios cerrados. Pesan sobre todo cuántos sistemas hay que integrar y qué permite cada uno, si se parte de cero o se conecta lo que ya existe, cuántas series y tipos de factura hay que contemplar y cuántos datos hay que migrar. Miramos tu caso, acotamos un primer alcance realista y te damos un presupuesto por escrito sobre ese alcance.
Sí. Los datos son tuyos y el sistema se entrega con la posibilidad de exportarlos y de conservar los registros de facturación en un formato legible. Es un requisito de la propia normativa, que exige poder conservar y acceder a los registros, y también una cuestión de sentido común: nadie debería quedarse atrapado en una herramienta por no poder sacar su propia facturación.
¿Cómo se emite hoy una factura en tu empresa?
Cuéntanos el recorrido completo: dónde nace la factura, qué datos hay que copiar de un sitio a otro y qué programas intervienen. Con eso te diremos qué se puede integrar de verdad, qué conviene dejar como está y por dónde empezaríamos.
Cuéntanos cómo facturáis hoy