Conecta tus herramientas y elimina trabajo manual
Automatizamos procesos y conectamos las aplicaciones que utiliza tu empresa para evitar duplicidades, errores y tareas repetitivas.
Cuando las herramientas no se hablan, el trabajo acaba haciéndolo una persona
Ninguna empresa decide trabajar así. Se van sumando herramientas, cada una resuelve bien su parte, y el hueco que queda entre una y otra lo termina rellenando alguien a base de copiar, pegar y acordarse.
Copiar clientes entre aplicaciones
El mismo dato se teclea dos veces, en dos pantallas distintas, porque los dos programas no se hablan.
Exportar e importar Excel
Descargar una hoja de un sitio para subirla a otro deja de ser una excepción y se convierte en rutina.
Crear usuarios a mano
Cada alta obliga a entrar en varias plataformas y repetir los mismos datos en todas ellas.
Enviar correos repetitivos
Confirmaciones, avisos y recordatorios que siempre dicen lo mismo y que siempre escribe alguien.
Actualizar estados
Cambiar «pendiente» por «entregado» en tres sitios distintos para que todo el mundo vea lo mismo.
Revisar pagos uno a uno
Comprobar a mano qué se ha cobrado y qué no, cruzando la pasarela, el banco y la hoja de control.
Descargar adjuntos
Abrir el correo, guardar el archivo, renombrarlo y dejarlo en la carpeta que le toca. Cada vez.
Datos duplicados
El mismo cliente vive en dos sistemas con dos versiones distintas, y ninguna manda sobre la otra.
Generar documentos
Rellenar una plantilla con datos que ya están guardados en otro sitio, campo por campo.
Sincronizar pedidos
Lo que entra por la web hay que reflejarlo después en el sistema de gestión, y el orden se pierde.
Altas y bajas
Cuando alguien entra o sale hay que tocar varias herramientas, y es fácil que quede una olvidada.
Informes manuales
Cada informe empieza igual: reunir datos de varios sitios y pegarlos en una hoja para poder mirarlos.
Tipos de sistema, no un catálogo de logos
Trabajamos con las herramientas que ya utiliza tu empresa. Lo que decide si algo se puede conectar no es la marca: es si ofrece una API o un mecanismo de integración documentado, y qué permite hacer con él.
Clientes y comercial
- CRM, propio o de terceros
- Herramientas internas de gestión comercial
- Las hojas de cálculo que hoy hacen de CRM sin serlo
Web y venta online
- Formularios de la web corporativa
- Tienda online: catálogo, pedidos y clientes
- Zonas privadas y áreas de cliente
Cobros y facturación
- Pasarelas de pago
- Facturación conforme al RRSIF (RD 1007/2023) en modalidad VeriFactu
- Conciliación entre lo cobrado y lo facturado
Gestión y datos
- ERP y sistemas de gestión
- Bases de datos propias
- Repositorios de ficheros y documentos
Trabajo diario
- Correo y calendario sobre Google Workspace o Microsoft 365
- Hojas de cálculo y carpetas compartidas
- Herramientas internas del equipo
Formación y avisos
- Plataformas de formación tipo Moodle
- Mensajería a través de WhatsApp Business Platform, dentro de lo que permite su API oficial
- Envío de correo transaccional
No damos nada por soportado sin comprobarlo. Antes de comprometer una integración revisamos qué vía ofrece cada sistema, qué operaciones permite y qué límites tiene. Si un programa no expone ninguna, lo decimos y buscamos la alternativa razonable: exportaciones programadas, ficheros o un paso intermedio. Lo que no hacemos es prometerlo antes de mirarlo.
Automatización con IA o sin IA
Es la pregunta que más se salta y la que más dinero decide. Conviene contestarla antes de elegir herramienta.
No todas las automatizaciones necesitan inteligencia artificial. Si una regla determinista resuelve mejor el problema, se utiliza. La IA se incorpora únicamente cuando aporta valor.
Cuando basta con una regla
- El dato llega ya estructurado: un formulario, un pedido, un cobro
- Existe un «si pasa esto, haz aquello» que se puede escribir entero
- El resultado tiene que ser siempre el mismo ante la misma entrada
- Hace falta poder explicar después por qué el proceso hizo lo que hizo
- El volumen es alto y el coste por operación cuenta
Cuando entra la IA
- Hay texto libre, correos o documentos escaneados que interpretar
- El criterio no cabe en una lista cerrada de condiciones
- Hay que clasificar, resumir o extraer campos de algo poco estructurado
- Se acepta un margen de error y se define quién lo revisa
- Se mantiene una validación humana donde equivocarse sale caro
Por eso son dos páginas distintas. Aquí hablamos de conectar sistemas y quitar pasos manuales: un proyecto puede tener APIs, sincronizaciones, pagos, CRM y facturación sin usar inteligencia artificial en ningún punto. En la página de IA hablamos de las tareas donde hay que interpretar lenguaje, documentos o datos poco estructurados. Muchos proyectos combinan las dos cosas; muchos otros no lo necesitan.
Cómo se ve un proceso ya conectado
Cuatro cadenas habituales. Son esquemas, no plantillas cerradas: cada empresa tiene su propia secuencia y sus propias excepciones.
Un formulario que llega convertido en oportunidad
- Formulario web
- Alta en el CRM
- Responsable asignado
- Email al contacto
- Tarea de seguimiento
Nadie copia datos de un correo suelto. El contacto entra con su origen registrado y con alguien responsable desde el primer minuto, y el seguimiento queda agendado en lugar de depender de que alguien se acuerde.
Del cobro a la factura sin volver a teclear
- Pago recibido
- Estado actualizado
- Factura emitida
- Email al cliente
- Registro en el CRM
El estado del pedido, la factura y la ficha del cliente cuentan la misma historia sin que nadie las cuadre a mano. La emisión se apoya en software de facturación conforme al RRSIF (RD 1007/2023) en modalidad VeriFactu.
Un alta de alumno que llega hasta el aula
- Alta de alumno
- Ficha en el CRM
- Usuario en Moodle
- Asignación de grupo
- Matrícula en el curso
- Comunicación de acceso
Seis pasos que suelen hacerse plataforma por plataforma cada vez que entra un alumno nuevo. Conectados, el alta se hace una vez y el resto ocurre detrás.
Un documento que se convierte en datos
- Documento recibido
- Extracción de datos
- Validación
- Registro en el CRM
Esta es la cadena donde sí suele entrar la IA: leer un documento y sacar sus campos no se resuelve con reglas fijas. La validación se mantiene a propósito para que nada se registre sin haber pasado un control.
Lo que hace que una integración aguante el día a día
Conectar dos sistemas una vez es la parte fácil. Lo difícil es que siga funcionando el martes que uno de los dos deja de responder. Esto es lo que hay detrás, contado sin tecnicismos.
Una puerta abierta y un aviso
Una API es la puerta que un programa deja abierta para que otro le pida información o se la deje. Un webhook es el aviso que ese programa manda en cuanto pasa algo, para no tener que estar preguntando cada poco. Con esas dos piezas se construye casi todo.
- Integración contra la API del sistema cuando la ofrece
- Webhooks para reaccionar en el momento en que ocurre algo
- Cada conexión con sus credenciales propias y los permisos mínimos
- Plataformas de automatización del mercado cuando encajan, desarrollo propio cuando no
Al instante o de madrugada, según convenga
No todo tiene que pasar al segundo. Hay avisos que deben salir en el momento y hay sincronizaciones que rinden mejor de madrugada, cuando nadie está usando el sistema. Decidir qué va en cada grupo evita la mitad de los problemas.
- Procesos inmediatos para lo que no puede esperar
- Tareas programadas para lo que se repite cada noche o cada semana
- Colas que absorben los picos sin dejar a nadie esperando delante de la pantalla
- Sincronización en un sentido o en los dos, según qué sistema manda sobre cada dato
Fallar es normal. Perderse en silencio, no
Un sistema se cae, una credencial caduca, alguien cambia un campo sin avisar. Ocurre. La diferencia está en si el proceso se entera, lo deja registrado y se puede retomar, o si el dato simplemente desaparece y nadie se da cuenta hasta que un cliente reclama.
- Reintentos automáticos ante los fallos que son temporales
- Registro de cada operación, para poder mirar atrás y saber qué pasó
- Aviso a una persona cuando hace falta decidir algo
- Recuperación desde el punto donde se quedó, sin duplicar lo ya hecho
Esto no se luce en una demostración, pero es lo que separa una automatización que sigue en marcha dos años después de una que alguien acabó desconectando porque daba más trabajo del que quitaba.
Preguntas sobre automatizar e integrar
Lo que más nos preguntan antes de conectar el primer proceso.
Son dos cosas distintas y por eso son dos páginas distintas. Automatizar e integrar consiste en conectar los sistemas que ya usáis para que se pasen la información entre ellos y desaparezcan los pasos manuales. La inteligencia artificial entra cuando hay que interpretar algo que no viene estructurado: texto libre, documentos escaneados, correos. Muchos proyectos combinan las dos cosas y muchos otros no necesitan IA en ningún momento.
No es el punto de partida. Lo normal es trabajar con lo que ya tenéis, siempre que esas herramientas permitan integrarse. Cambiar de sistema solo se plantea cuando el que hay no ofrece ninguna vía de conexión razonable, y en ese caso lo decimos antes de empezar, no a mitad del proyecto.
No. Depende de si el programa expone una API o algún mecanismo de integración documentado, y de qué operaciones permita hacer con él. Antes de comprometer una integración lo comprobamos. Si no existe esa vía, buscamos la alternativa razonable: exportaciones programadas, ficheros o un paso intermedio. Lo que no hacemos es dar por hecho que algo se conecta sin haberlo mirado.
Se cuenta con ello desde el diseño. Un sistema se cae, una credencial caduca o alguien cambia un campo. El proceso reintenta lo que es un fallo temporal, deja registrada cada operación, avisa a una persona cuando hace falta decidir y se puede retomar desde donde se quedó sin repetir lo que ya estaba hecho.
Sí, y suele ser lo más razonable para empezar. Se elige un flujo concreto que se repita mucho, se automatiza y se comprueba con uso real. A partir de ahí se decide qué se conecta después, con la experiencia del primero por delante en lugar de una lista hecha de antemano.
Lo que sustituye son los pasos repetitivos: copiar un dato de una pantalla a otra, reenviar el mismo correo o mantener dos sistemas cuadrados a mano. Las decisiones siguen siendo de una persona, y en los puntos donde un error sale caro se deja una validación humana a propósito.
Sí. Desarrollamos software de facturación conforme al RRSIF (RD 1007/2023) en modalidad VeriFactu y puede formar parte de la cadena: un pedido cobrado deriva en su factura sin que nadie vuelva a teclear los datos del cliente. Tiene página propia porque hay requisitos normativos que explicar aparte.
Explícanos qué haces hoy de forma manual
Cuéntanos qué tarea se repite cada semana, quién la hace y entre qué herramientas se mueve. Con eso te decimos qué parte se puede automatizar, qué parte conviene dejar como está y por dónde tiene sentido empezar.
Analizar mi proceso