Software que se adapta a tu empresa, no al revés
Cuando Excel se queda corto y un ERP genérico te obliga a cambiar cómo trabajas, construimos la herramienta que encaja con tus procesos.
Señales de que tu empresa se ha quedado sin herramienta
Casi nadie llega diciendo «necesito software a medida». Se llega por acumulación: pequeños arreglos manuales que un día ya ocupan media jornada. Si reconoces varias de estas situaciones, el problema ya no es de organización.
El mismo dato, en varios sitios
Un pedido se teclea en una hoja, se copia al programa de facturación y se vuelve a escribir en un correo. Tres oportunidades de equivocarse.
Excels críticos
Hay hojas de las que depende la empresa entera, que solo entiende quien las hizo y que nadie se atreve a tocar.
Seguimiento manual
Saber en qué punto está algo exige preguntar por WhatsApp, revisar correos o acordarse. No hay un sitio donde consultarlo.
Tareas que se repiten
Cada semana alguien dedica horas a la misma secuencia de pasos: descargar, cruzar, dar formato y enviar.
Aplicaciones que no se hablan
Tenéis varias herramientas y ninguna se conecta con las demás. El puente entre ellas es una persona copiando y pegando.
El ERP no contempla vuestro proceso
Vuestra forma de trabajar no cabe en el programa, así que el equipo se inventa atajos fuera de él para poder avanzar.
Licencias por usuario
Cada persona que entra al equipo suma cuota, aunque solo necesite consultar dos pantallas de todo el producto.
Informes hechos a mano
Los números que necesita dirección salen de exportar, pegar y cuadrar a mano. Cuando están listos, ya son antiguos.
Herramientas de gestión, no productos cerrados
Estas son las piezas con las que trabajamos. No van todas de serie: se elige cuáles entran en la primera versión y cuáles se dejan para más adelante, según lo que necesite cada empresa.
Clientes y comercial
- CRM con vuestras fases y vuestras reglas
- Presupuestos: creación, envío, versiones y estado
- Seguimiento de oportunidades y tareas
- Portales de cliente con acceso privado
Operativa diaria
- Gestión de pedidos, de principio a fin
- Control de stock y de movimientos de almacén
- Agenda y reserva de citas
- Partes de trabajo, rellenables desde el móvil
Proyectos y equipo
- Gestión de proyectos con sus fases y responsables
- Intranets y espacios internos de trabajo
- Documentación asociada a cada expediente
- Roles y permisos: cada perfil ve lo que le toca
Administración
- Presupuestos que se convierten en pedido sin reteclear
- Facturación conforme al RRSIF (RD 1007/2023)
- Control de vencimientos y estados de cobro
- Trazabilidad de quién hizo qué y cuándo
Información
- Dashboards con vuestros propios indicadores
- Informes que dejan de hacerse a mano
- Exportaciones a Excel cuando hagan falta
- Buscadores y filtros sobre vuestros datos
Automatización y conexión
- Workflows: pasos que se disparan solos
- Avisos y recordatorios según el estado de cada cosa
- APIs para conectar con los sistemas que ya usáis
- Integraciones con la web y con terceros
Sin funciones de relleno. Una herramienta con veinte módulos que nadie abre es tan poco útil como la hoja de cálculo que vino a sustituir. Se construye lo que se va a usar, y el resto se incorpora cuando alguien lo pida por necesidad real.
Facturación conforme al RRSIF, en modalidad VeriFactu
El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, obliga a que el programa de facturación registre cada factura de forma encadenada e inalterable. VeriFactu es una de las modalidades que prevé ese reglamento: la de remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Desarrollamos software de facturación conforme al RRSIF y lo integramos dentro de la herramienta de gestión, en lugar de dejarlo como un programa aparte al que hay que volver a teclearlo todo.
- Registro de facturación encadenado e inalterable
- Código QR y mención «VeriFactu» en cada factura
- Remisión de los registros a la Agencia Tributaria
- Se entrega con la declaración responsable que exige la normativa
- Integrable en el CRM o en la aplicación de gestión que ya uses
Una precisión importante. La Agencia Tributaria no homologa programas de facturación: es el productor del software quien emite la declaración responsable de que cumple el reglamento. Por eso aquí leerás «conforme al RRSIF» y nunca «homologado por la AEAT»: esa segunda fórmula, sencillamente, no existe.
A medida o genérico: es una cuenta, no una religión.
Un programa estándar es excelente cuando tu proceso encaja con él. El software a medida tiene sentido cuando el coste de adaptar vuestra forma de trabajar supera el de construir lo que de verdad necesitáis.
| Necesidad | Software genérico | Software a medida |
|---|---|---|
| Proceso estándar | Encaja bien. Viene resuelto de fábrica y se pone en marcha rápido. | Se puede construir, pero aporta poco frente a lo que ya existe. |
| Proceso propio | Obliga a adaptar la operativa al producto, o a pagar personalizaciones. | Se modela tal y como trabajáis, con vuestras fases y vuestras reglas. |
| Funciones que sobran | Vienen incluidas se usen o no, y hay que aprender a esquivarlas. | No existen: solo se construye lo que entra en el alcance acordado. |
| Coste inicial | Bajo. Se empieza con una suscripción y el coste crece con el uso. | Mayor. Hay un desarrollo por delante antes de usar la herramienta. |
| Coste al crecer el equipo | Suele ir por licencia y usuario, así que crece con cada alta. | Se acuerda por escrito en el presupuesto, no por número de usuarios. |
| Integraciones propias | Depende de lo que contemple su catálogo de conectores. | Se desarrolla contra vuestros sistemas, sean los que sean. |
| Evolución | Marcada por la hoja de ruta del fabricante. | Marcada por vuestras prioridades. |
| Puesta en marcha | Inmediata, a cambio de amoldar el proceso al producto. | Requiere definir antes cómo trabajáis. Ese trabajo no se puede saltar. |
Desliza la tabla horizontalmente para ver las tres columnas.
El valor no está en la aplicación. Está en lo que deja de copiarse a mano.
Una herramienta nueva que no se conecta con nada es una isla más. Por eso, antes de construir, miramos qué sistemas ya tenéis y qué permiten hacer de verdad.
ERP y contabilidad
Para que los datos que ya viven en el sistema central no se vuelvan a teclear en otro sitio.
La web y sus formularios
Lo que entra por la web llega directo a la herramienta, con su origen registrado, en lugar de como un correo suelto.
Pagos y cobros
Pasarelas de pago conectadas al pedido o a la factura, para que el estado de cobro se actualice solo.
Correo y calendario
Avisos automáticos, envíos con plantilla y citas que aparecen en la agenda del equipo.
Ficheros y hojas de cálculo
Importaciones y exportaciones para los sistemas que no ofrecen otra vía de conexión.
Otras herramientas con API
Si el sistema publica una API, se conecta. Lo comprobamos antes de presupuestar, no después.
Qué pasa si no hay API. No todos los programas dejan leer o escribir desde fuera. Cuando ocurre, se buscan alternativas (importaciones programadas, ficheros, exportaciones) y te decimos qué límites tiene esa vía antes de empezar. Preferimos decir «esto no se puede» a tiempo.
Pequeño, en uso y creciendo. En ese orden.
Los proyectos de software que fracasan suelen ser los que intentan resolverlo todo a la vez. Nosotros arrancamos por el proceso que más duele y lo ponemos en manos del equipo cuanto antes.
Cómo trabajáis hoy
Recorremos con vosotros el proceso real, paso a paso: quién hace qué, con qué herramienta y dónde se atasca.
Alcance por escrito
Decidimos juntos qué entra en la primera versión y qué se queda fuera a propósito. Lo que no se decide aquí, se paga después.
Prototipo
Ves las pantallas antes de que exista el desarrollo. Es el momento barato de cambiar de opinión.
Primera versión en uso
Migración de los datos que hagan falta, formación al equipo y ajustes de los primeros días trabajando con ella.
Evolución por bloques
Con la herramienta funcionando, se decide qué proceso entra después. Las prioridades salen del uso real.
Preguntas sobre el software a medida
Lo que más nos preguntan antes de arrancar un desarrollo.
Es un programa construido para los procesos concretos de una empresa, en lugar de un producto cerrado al que hay que adaptarse. Se decide qué campos existen, qué estados tiene cada cosa, quién ve qué y qué pasos son automáticos. Se usa desde el navegador, sin instalar nada en cada ordenador.
Depende del alcance. Influyen cuántos procesos entran en la primera versión, cuántos perfiles de usuario hay que contemplar, cuántos datos hay que migrar y con qué sistemas tiene que integrarse. Por eso no publicamos precios cerrados: preferimos ver cómo trabajáis, acotar un primer alcance realista y darte un presupuesto por escrito sobre ese alcance. Si no encaja, se recorta antes de empezar, no a mitad del proyecto.
No damos plazos antes de saber qué hay que construir, porque un plazo inventado se incumple siempre. Lo que sí hacemos es acotar una primera versión pequeña y comprometer su fecha por escrito en el presupuesto, junto con lo que entra y lo que queda fuera.
Es lo que recomendamos. Se arranca por el proceso que más duele, se pone en uso y a partir de ahí se decide qué entra después. Así cada añadido se decide con uso real por delante y no con suposiciones de una reunión inicial.
Cuando el otro sistema tiene API o permite importar y exportar ficheros, sí. Lo que hacemos antes de presupuestar es comprobar qué permite realmente ese sistema, porque no todos dejan escribir datos desde fuera. Si un conector no es viable, te lo decimos antes de empezar y buscamos la alternativa, no después.
Los datos son de tu empresa y se pueden exportar. La propiedad del código, el alojamiento y las condiciones de mantenimiento se dejan por escrito en el presupuesto, antes de empezar, para que no haya sorpresas más adelante.
Sí. Se construye como aplicación web responsive: se usa desde el navegador del ordenador, de la tablet o del móvil, sin instalar nada. En móvil priorizamos lo que de verdad se hace fuera de la oficina, como consultar una ficha, cerrar un parte o dejar una nota.
Te lo diremos. Si tu proceso encaja con lo que ya hace una herramienta del mercado, construir desde cero no te aporta nada. El software a medida tiene sentido cuando el coste de adaptar vuestra forma de trabajar supera el de construir lo que necesitáis.
¿Qué parte de tu operativa sigue viviendo en un Excel?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy: qué pasos da un pedido, un cliente o un proyecto dentro de tu empresa y dónde se atasca. Con eso te diremos si el software a medida encaja en vuestro caso o si os conviene más otra opción.
Cuéntanos cómo trabajáis