El CRM debe adaptarse a tu empresa. No tu empresa al CRM.
Diseñamos CRM alrededor de tus clientes, tus fases comerciales, tus seguimientos y las herramientas que ya utiliza tu equipo.
El problema no es Excel. Es todo lo que se pierde alrededor de Excel.
La hoja de cálculo aguanta bien los datos. Lo que no aguanta es el contexto: quién habló con quién, qué se prometió, qué queda pendiente y por qué se cayó aquella venta.
Histórico fragmentado
Lo que sabes de un cliente está repartido entre una hoja, una carpeta, un móvil y la memoria de alguien.
Presupuestos sin seguimiento
Se envían y ahí se quedan. Nadie sabe cuáles siguen vivos, cuáles hay que recordar y cuáles ya están perdidos.
Datos duplicados
El mismo cliente aparece tres veces con tres teléfonos distintos, y ninguno de los tres es el bueno.
Información en WhatsApp
Acuerdos, direcciones y cambios de última hora viven en conversaciones que nadie más puede consultar.
Correos sin registrar
El hilo importante está en la bandeja de una persona. Si esa persona no está, la conversación tampoco.
Dependencia de una persona
Hay alguien que lo sabe todo de memoria. Funciona, hasta el día que se va de vacaciones o de la empresa.
Tareas olvidadas
La llamada de seguimiento se hace si alguien se acuerda. No hay nada que avise de que toca hacerla.
Poca visibilidad comercial
Cuesta responder a preguntas básicas: qué hay abierto ahora mismo, en qué fase está y de quién depende.
Un CRM no se compra entero. Se compone.
Estos son los módulos con los que trabajamos. No van todos de serie: se elige cuáles entran en la primera versión y cuáles se dejan para más adelante, según lo que necesite cada empresa.
Clientes y contactos
- Ficha de cliente con todo su historial en un solo sitio
- Contactos, con su papel y su vía de comunicación
- Empresas, con sus sedes, sus contactos y su relación entre ellas
Ventas
- Oportunidades con importe, responsable y fase
- Pipeline con tus fases comerciales, no con las de un manual
- Presupuestos: creación, envío, versiones y estado real
Seguimiento
- Tareas asignadas a personas, con fecha y contexto
- Recordatorios para que el seguimiento no dependa de la memoria
- Notas de cada visita, llamada o reunión
Comunicación y documentos
- Correo vinculado a la ficha del cliente, con plantillas
- Documentos asociados a cada cliente u oportunidad
- Un histórico consultable por cualquiera del equipo con permiso
Control y visibilidad
- Reporting sobre tus propios indicadores comerciales
- Roles y permisos: cada perfil ve y edita lo que le toca
- Trazabilidad de quién hizo qué y cuándo
Conexión con el resto
- Automatizaciones de los pasos repetitivos del proceso
- API para conectar con los sistemas que ya usáis
- Facturación integrada, conforme al RRSIF (RD 1007/2023)
No todo va de serie. Un CRM con dieciséis módulos que nadie usa es tan poco útil como una hoja de cálculo desbordada. Empezamos por el núcleo que resuelve tu problema principal y el resto se incorpora cuando hace falta.
CRM estándar o CRM a medida: es una cuenta, no una religión.
Un CRM estándar es excelente cuando tu proceso encaja con él. Un CRM a medida tiene sentido cuando el coste de adaptar tu operativa supera el coste de construir lo que realmente necesitas.
| Necesidad | CRM estándar | CRM a medida |
|---|---|---|
| Proceso comercial estándar | Encaja bien. Viene resuelto de fábrica y se pone en marcha rápido. | Se puede construir, pero aporta poco frente a lo que ya existe. |
| Procesos muy específicos | Obliga a adaptar la forma de trabajar al producto, o a pagar personalizaciones. | Se modela tal y como trabajáis, con vuestras fases y vuestras reglas. |
| Integraciones propias | Depende de lo que contemple su catálogo de conectores. | Se desarrolla contra vuestros sistemas, sean los que sean. |
| Coste inicial | Bajo. Se empieza con una suscripción y el coste crece con el uso. | Mayor. Hay un desarrollo por delante antes de usar la herramienta. |
| Personalización | La que permita la plataforma, dentro de sus límites. | Sin más límite que el alcance que acordemos. |
| Evolución específica | Marcada por la hoja de ruta del fabricante. | Marcada por vuestras prioridades. |
Desliza la tabla horizontalmente para ver las tres columnas.
De vuestro proceso real a una herramienta en uso
Siete pasos. El primero no es programar: es entender cómo entra hoy un cliente por la puerta.
Mapa del proceso actual
Recorremos con vosotros el camino real de un cliente: de dónde llega, quién lo atiende, qué pasos da y dónde se atasca.
Definición del MVP
Decidimos juntos qué entra en la primera versión y qué se deja fuera a propósito. Lo que no se decide aquí, se paga después.
Prototipo
Ves las pantallas antes de que exista el desarrollo. Es el momento barato de cambiar de opinión.
Desarrollo
Construimos por bloques, con entregas que podéis abrir y probar en lugar de esperar a un estreno final.
Importación de datos
Traemos vuestros clientes desde Excel u otros sistemas. Primero una importación de prueba, que validáis, y luego la definitiva.
Puesta en marcha
Formación al equipo, ajustes de los primeros días y acompañamiento mientras el CRM sustituye a la forma antigua de trabajar.
Evolución
Con la herramienta ya en uso, se decide qué módulo entra después. Las prioridades salen del uso real, no de una lista inicial.
Preguntas sobre el CRM a medida
Lo que más nos preguntan antes de empezar un proyecto de CRM.
Depende del alcance. Influyen cuántos módulos entran en la primera versión, cuántos perfiles de usuario hay que contemplar, cuántos datos hay que importar y con qué sistemas tiene que integrarse. Por eso no publicamos precios cerrados: preferimos ver cómo trabajáis, acotar un primer alcance realista y darte un presupuesto por escrito sobre ese alcance. Si no encaja, se recorta antes de empezar, no a mitad del proyecto.
Un CRM estándar es excelente cuando tu proceso encaja con él. Un CRM a medida tiene sentido cuando el coste de adaptar tu operativa supera el coste de construir lo que realmente necesitas. Suele ocurrir cuando tu proceso comercial tiene fases o reglas propias, cuando el equipo acaba trabajando fuera del CRM porque no le encaja, o cuando necesitas conectarlo con sistemas internos que la plataforma no contempla. Si tu caso es sencillo, te lo diremos.
Sí, es lo habitual. Revisamos tus hojas, acordamos qué columna se convierte en qué campo, detectamos duplicados y hacemos una importación de prueba para que la valides antes de la definitiva. Cuanto más ordenado esté el punto de partida, menos limpieza hace falta. Los datos siguen siendo tuyos y puedes exportarlos cuando quieras.
Sí. Los formularios de tu web pueden crear directamente el contacto o la oportunidad dentro del CRM, con su origen registrado y su responsable asignado, en lugar de llegar como un correo suelto que alguien tiene que copiar a mano.
Se puede. Lo más común es dejar registrados en la ficha del cliente los correos relacionados y poder enviar desde el CRM con plantillas, para que el histórico no dependa de la bandeja de entrada de una sola persona. El alcance exacto depende del proveedor de correo que uséis y de los permisos que la empresa quiera conceder.
Sí. Desarrollamos software de facturación conforme al Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, y podemos integrarlo dentro del propio CRM, de modo que un presupuesto aceptado se convierta en factura sin volver a teclear los datos del cliente.
Sí. Se construye como aplicación web responsive: se usa desde el navegador del ordenador, de la tablet o del móvil, sin instalar nada. En móvil priorizamos lo que de verdad se hace en la calle: consultar una ficha, dejar una nota después de la visita y cerrar una tarea.
Sí, es justo así como lo planteamos. Se arranca por el núcleo que resuelve tu problema principal y después se añaden módulos, cuando el equipo ya está usando la herramienta. Así cada añadido se decide con uso real por delante y no con suposiciones.
¿Cómo gestionáis hoy a vuestros clientes?
Cuéntanoslo con detalle: cómo entra un cliente, quién le hace seguimiento y dónde se os escapan las cosas. Con eso te diremos si un CRM a medida encaja en vuestro caso o si os conviene más otra opción.
Cuéntanos cómo gestionáis los clientes