Nivel-Up
Contexto
Organiza actividades extraescolares en colegios: deporte, idiomas, artes, matinal. Dos públicos muy distintos —la dirección del colegio que contrata y la familia que apunta a su hijo— y un tercero que suele olvidarse: los monitores que dan las actividades.
El problema
Las inscripciones llegaban por formularios, las listas vivían en Excel y los cobros se hacían por transferencia y había que perseguirlos. Cada curso escolar multiplicaba el trabajo manual, y los monitores pasaban lista en papel.
La solución
Una web pública de captación, con una página por familia de actividad, y detrás una plataforma propia con tres portales sobre una sola aplicación: familias, monitores y oficina. Pasó de los formularios y el Excel a la plataforma en dos meses, y funciona como aplicación instalable en el móvil.
Familias
- Registro con el enlace de su colegio; dan de alta a sus hijos y ven solo las actividades de su curso
- Inscripción y pago con tarjeta; las cuotas mensuales se cobran solas
- Matinal a la carta, por días o por semanas
- Bajas desde el móvil y personas autorizadas a recoger
- Consentimientos de protección de datos y notificaciones al móvil
Monitores
- Sus grupos y las listas del día
- Pasar lista, y lista de llegada del matinal
- Registro horario con pausas y correcciones, como pide la Inspección de Trabajo
- Documentación laboral y protocolos aceptados al entrar
Oficina
- Catálogo y grupos por colegio; precios por grupo y para socios y no socios
- Preinscripciones: admitir, habilitar el pago, lista de espera o rechazar con aviso
- Cobros automáticos con reintentos y devoluciones; impagados y previsión de ingresos
- Asistencia y jornadas exportables
- Correos corporativos editables con vista previa
- Importación de familias desde Excel
Cómo queda el día a día
Una familia se inscribe desde el móvil y paga; la cuota del mes siguiente se cobra sola, y si falla se reintenta. El monitor pasa lista desde el suyo y ficha su jornada. Y la oficina ve quién debe, quién espera plaza y cuánto va a entrar, sin abrir una hoja de cálculo.