Un CRM a medida que recibe los leads de tus campañas, matricula, cobra por cuotas, escribe al alumno por WhatsApp y gobierna el aula virtual. Construido para un centro de formación técnica con sedes en varias ciudades y modalidad mixta.
Los anuncios de Meta, Google y TikTok caen en una hoja de Google. Los pagos se llevan en un Excel. La asistencia, en papel. Los WhatsApp, uno a uno. Y el aula virtual —Moodle, casi siempre— la alimenta alguien a mano, cuando puede.
Con pocos alumnos se aguanta. Con unos cientos, aparecen las consecuencias: llamadas duplicadas al mismo lead, impagos que nadie detecta a tiempo, morosos que siguen entrando a clase y alumnos que han pagado y no pueden entrar al aula.
El ciclo completo, desde que alguien deja sus datos hasta que aprueba y sale del curso:
Sincronización con la hoja que ya usas y webhooks de Meta. Deduplicación por teléfono —una persona es un lead, entre por cinco formularios que entre—, kanban de estados, reparto entre comerciales y respuesta automática por WhatsApp al instante.
Al pasar a «comprado» nace la ficha: matrículas multicurso, facturación a empresa, prácticas, exámenes, aula y comunicaciones. Cursos, sedes, profesores y grupos los gestiona el propio centro.
Planes de cuotas con vencimientos, recordatorio por WhatsApp unos días antes, cobro por banco, tarjeta o Bizum, y el estado de cada matrícula calculado solo: pagada, a plazos, impagada, en prácticas, aprobada.
Al primer pago, alta, matrícula en la edición correcta y credenciales por WhatsApp. El impago suspende tras los días de gracia y el pago reactiva; aprobar saca del curso. Un repaso diario detecta accesos de más o de menos.
Servicio de WhatsApp propio con cola, prioridades, cadencia humana y acuses. Flujos configurables por el centro y campañas por curso, sede, grupo o estado.
Asistencia en PDF con morosos marcados, módulo del profesor, convocatorias con tasas, inventario por centro y un cuadro de mando con vistas de dirección, ventas, cobros, academia y riesgo. Y facturación y contabilidad con conciliación bancaria.
Forma parte de nuestro servicio de crm a medida.
La ficha completa: qué necesitaba el cliente, qué se construyó y con qué integraciones. Sin cifras de resultados, por norma.
El mensaje que más agradece un cliente es el que le ahorra una llamada: la confirmación de la cita, el recordatorio de la cuota, las credenciales del aula. Eso se automatiza bien. Lo que no se puede hacer es convertir el número de la empresa en una ametralladora.
La pregunta no es cuál es mejor, sino cuál encaja con tu forma de trabajar. Para la mayoría de equipos pequeños, la respuesta honesta es un CRM de suscripción. Estas son las cuatro señales de que tu caso ya no es ese.
¿No está tu duda?
Pregúntanos lo que quieras: te contesta quien llevaría tu proyecto.
Hacer una preguntaSí. El CRM se entrega por módulos: un centro pequeño suele empezar por captación, alumnos y cobros, y añade el aula virtual o el inventario cuando los necesita.
No: lo gobierna. Moodle sigue siendo el aula; el CRM decide quién entra, en qué curso y hasta cuándo, y se lo dice a Moodle a través de sus servicios web.
El planteamiento es el mismo con cualquier aula virtual que tenga una API razonable. Cambia el detalle técnico de cada llamada, no las reglas de negocio.
La plataforma de T-Formamos —captación, alumnos, cobros, Moodle y WhatsApp— se construyó en dos meses, por módulos que entraban en producción según estaban listos. La tuya dependerá de lo que haya que construir; la fecha de cada entrega va por escrito en el presupuesto.
Cuéntanoslo tal cual y te contestamos por escrito: cómo lo haríamos y cuánto costaría.