T-Formamos
Contexto
Centro de formación técnica para carnets profesionales —electricidad (REBT), RITE y gases fluorados, lampista, solar fotovoltaica— con sedes en varias ciudades y modalidad mixta, teoría online y prácticas presenciales. Unos ciento sesenta alumnos activos cuando empezamos, y la intención de crecer.
El problema
Captaba alumnos con anuncios en Meta, Google y TikTok que caían en una hoja de Google, y de ahí en adelante todo era manual: los pagos en un Excel, la asistencia en papel, los WhatsApp uno a uno y el aula virtual —Moodle— alimentada a mano. Con ese volumen los procesos ya no escalaban: llamadas duplicadas, impagos sin detectar, morosos entrando a clase y alumnos que habían pagado y no podían entrar al aula.
La solución
Un CRM a medida que cubre el ciclo completo, del anuncio al carnet. Y dos decisiones que marcaron la diferencia frente a un CRM genérico: el flujo de captación que ya existía no se tocó —el sistema se construyó como una capa encima de la hoja y de los formularios—, y las reglas de negocio viven en el sistema, no en la cabeza de nadie: quién debe entrar al aula, cuándo se avisa, cuándo se bloquea.
El CRM manda sobre el aula virtual en los dos sentidos. Al confirmarse el primer pago crea el usuario en Moodle, lo matricula en la edición del curso que le corresponde y le envía las credenciales por WhatsApp; cambiar de grupo, curso o modalidad le mueve en el aula; el impago suspende la cuenta tras los días de gracia y el pago la reactiva; aprobar el examen le saca del curso. Un repaso diario garantiza que quien está al corriente tiene acceso, y detecta accesos de más.
Captación y alumnos
- Sincronización con la hoja de Google cada diez minutos y webhooks de Meta
- Deduplicación por teléfono: una persona es un lead, entre por cinco formularios que entre
- Cursos, provincias y municipios normalizados contra el catálogo del INE
- Kanban de estados, calendario de seguimientos y reparto entre comerciales
- Respuesta automática por WhatsApp en el momento en que el lead deja sus datos
- Ficha de alumno con matrículas multicurso, facturación a empresa, prácticas, exámenes, aula y comunicaciones
Pagos y comunicaciones
- Planes de cuotas con vencimientos y recordatorio por WhatsApp tres días antes
- Cobro por banco, tarjeta o Bizum, con justificantes
- Estado de cada matrícula calculado solo: pagada, a plazos, impagada, en prácticas, aprobada
- Servicio de WhatsApp propio con cola única, prioridades, cadencia humana, franja horaria y acuses de entrega y lectura
- Flujos configurables por el cliente: bienvenida, credenciales, recordatorios, avisos de examen, bloqueo y reactivación
- Campañas segmentadas por curso, sede, grupo o estado
Academia y gerencia
- Historial de prácticas y listados de asistencia en PDF con los morosos marcados
- Módulo del profesor con sus grupos; convocatorias de examen con tasas y avisos de plazo
- Inventario: artículos, proveedores, compras y stock por centro
- Cuadro de mando con cinco vistas —dirección, ventas, cobros, academia y riesgo— y exportación a Excel
- Módulos activables por rol, usuarios y permisos, copias de seguridad automáticas y registro de cambios
- Lo último incorporado: facturación y contabilidad con conciliación bancaria
Tecnología y enfoque
Python con base de datos gestionada en AWS, frontend propio sin frameworks y un servicio de WhatsApp propio, con entornos de desarrollo y producción separados. Construido en dos meses, por módulos que el cliente aprueba por separado, con despliegues parciales y copia previa, y toda operación masiva sobre datos reales ensayada antes de ejecutarse. Desarrollo propio de principio a fin.
Cómo queda el día a día
Cuando un alumno paga, entra al aula sin que nadie tenga que hacer nada. Cuando deja de pagar, el sistema avisa, espera los días de gracia y bloquea. Cuando aprueba, sale. Y dirección ve cobros, riesgo y resultados en un cuadro de mando, en lugar de en tres hojas de cálculo que no cuadraban entre sí.