Un comercial vuelve de dos días de visitas con un hotel, tres comidas, un aparcamiento y trescientos kilómetros en su coche. Para que le devuelvan el dinero hace fotos a los tickets, rellena una hoja de gastos y la manda por correo a su responsable. Su responsable la reenvía a administración, que la revisa, hace la transferencia y la pasa a contabilidad.
Cada paso es pequeño. Juntos, son el mismo gasto copiado cuatro veces y un reembolso que llega cuando alguien encuentra un rato para tramitarlo. Aquí contamos qué parte de ese circuito se puede automatizar, qué tiene que saber el sistema sobre dietas, kilometraje y tickets, y cómo conectarlo con el ERP que ya usas.
El recorrido de una nota de gasto
Visto entero, el circuito tiene más piezas de las que parece:
- El gasto: el empleado paga con su tarjeta o con la de la empresa.
- El justificante: un ticket en papel, una factura que llega al correo o una reserva hecha en una web.
- La hoja de gastos: alguien copia fecha, importe y concepto en un Excel o un formulario.
- La aprobación: el responsable revisa y da el visto bueno, casi siempre por correo.
- El reembolso: administración comprueba, calcula dietas y kilómetros y hace la transferencia.
- La contabilidad: el gasto entra en el ERP con su cuenta, su centro de coste y, si toca, su proyecto o cliente.
Los datos se escriben en la hoja, se repasan en la aprobación, se vuelven a teclear para la transferencia y otra vez en el ERP. Cada vez que se copian, pueden cambiar.
Señales de que el circuito está roto
- Tickets que se pierden, llegan arrugados o se leen mal en la foto.
- Hojas de gastos en Excel, cada una con sus fórmulas.
- Aprobaciones que se quedan esperando en una bandeja de entrada.
- Anticipos que nadie cuadra con los gastos reales.
- Gastos que llegan a contabilidad sin centro de coste ni proyecto, y hay que preguntar de qué eran.
Lo que el sistema tiene que saber de la norma
Dietas y kilometraje
El Reglamento del IRPF deja fuera de tributación, dentro de unos límites, lo que la empresa paga a un empleado por desplazarse a trabajar fuera de su centro de trabajo habitual, en un municipio distinto de ese y de su residencia:
| Concepto | Lo que no tributa |
|---|---|
| Coche propio | 0,26 € por kilómetro, más peajes y aparcamiento justificados |
| Transporte público | El importe que se justifique con factura o documento equivalente |
| Hotel | El importe que se justifique |
| Comidas, con noche fuera | 53,34 € al día en España y 91,35 € en el extranjero |
| Comidas, sin noche fuera | 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero |
Dos detalles que el sistema tiene que aplicar. El primero: para que esas cantidades no tributen, la empresa tiene que poder acreditar el día y el lugar del desplazamiento y su motivo. Si la aplicación los pide al registrar el gasto, no hay que reconstruirlos meses después. El segundo: si el desplazamiento al mismo sitio dura más de nueve meses seguidos, las dietas de comida y hotel dejan de estar exentas. Lo que pase de los límites tributa como rendimiento del trabajo, y cómo aplicarlo a cada caso conviene confirmarlo con la asesoría.
Ticket o factura
Para que la empresa pueda deducirse el IVA de un gasto, la Ley del IVA pide una factura. Un ticket normal no basta, pero se puede convertir en factura simplificada válida pidiéndola en el momento: el establecimiento tiene que añadir el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota de IVA por separado. Que ese IVA sea deducible o no depende del tipo de gasto, y eso lo dirá la asesoría. Lo que sí puede hacer el sistema es recordarle al empleado que pida la factura a nombre de la empresa y avisar cuando un justificante no la tiene.
Conservar los justificantes
Los justificantes se conservan como mínimo cuatro años, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, y el Código de Comercio pide seis para la documentación del negocio. La foto del ticket ayuda a tramitar, pero para poder tirar el papel hace falta la llamada digitalización certificada, que tiene sus propios requisitos. Lo explicamos en cómo automatizar la gestión de facturas recibidas.
Qué se puede automatizar
La captura del justificante
El empleado hace la foto en el momento, desde el móvil, y la aplicación la guarda con la fecha y la ubicación. Las facturas que llegan por correo, como la del hotel o la del tren, entran solas desde un buzón propio. Y si paga con la tarjeta de la empresa, cada cargo del banco queda esperando su justificante.
La lectura de los datos
Fecha, establecimiento, NIF, importe, tipo de IVA y si es factura o solo ticket. Se leen de la imagen y se comprueban; lo que no se lee con seguridad lo confirma el empleado antes de enviarlo, y no administración tres semanas después.
Las reglas de la política de gastos
Los límites por concepto, las dietas según haya noche fuera o no, el kilometraje calculado con el origen y el destino, el aviso cuando el mismo ticket aparece dos veces y la petición del motivo del desplazamiento. Es lo que hoy revisa una persona a ojo.
La aprobación
El responsable recibe un aviso, ve los gastos con sus justificantes y aprueba o devuelve con un comentario. Lo que cumple la política puede aprobarse por lotes; lo que se sale, se mira uno a uno.
La imputación
Cada gasto lleva su centro de coste, su proyecto o su cliente desde que se registra, así que en contabilidad ya no hay que preguntar de qué era.
El reembolso y el asiento
Con lo aprobado se prepara la orden de transferencias para el banco y el asiento o el fichero que importa el ERP. Y cuando el banco confirma el pago, el reembolso queda conciliado. Cómo se casa cada movimiento lo contamos en conciliación bancaria automática.
- 01El empleado hace la fotoEn el momento, con el motivo del viaje, el proyecto y la fecha.
- 02El sistema lee y compruebaImporte, IVA y NIF, límites de la política, dietas, kilómetros y duplicados.
- 03El responsable apruebaCon los justificantes delante y un toque, sin buscar correos.
- 04Reembolso y contabilidadTransferencia al empleado y asiento en el ERP con su centro de coste.
Lo que no conviene dejar en manos de una IA
Leer un ticket arrugado es justo lo que la IA hace bien. Decidir si un gasto estaba justificado, aceptar una excepción a la política o resolver una duda fiscal, no. Lo sensato es que la IA lea y proponga, que las reglas comprueben y que una persona decida lo que se sale de lo normal.
¿Programa estándar o integración?
Hay aplicaciones de gastos que resuelven bien el caso habitual. Encajan si tu política es sencilla y si se conectan con tu ERP y tu banco sin trabajo extra. Compensa integrar o desarrollar cuando hay reglas propias (dietas por convenio, gastos que se facturan al cliente, varios centros de coste, anticipos), cuando el ERP no tiene conexión con esas aplicaciones o cuando ya tenéis una herramienta interna en la que el equipo trabaja cada día y no queréis otra más.
Cómo empezar
Con un grupo pequeño, por ejemplo el equipo comercial, durante un mes. Antes de empezar, apuntad cuánto tarda de media un reembolso y cuántos justificantes se pierden o hay que pedir otra vez. Al terminar, medid lo mismo. Si los números mejoran, se amplía al resto; si no, se ajustan las reglas antes de seguir.
Preguntas frecuentes
¿Vale la foto del ticket o hay que guardar el papel?
La foto sirve para tramitar el gasto. Para poder tirar el papel, la digitalización tiene que ser certificada, que tiene sus propios requisitos; si no lo es, el original se guarda durante los plazos de conservación.
¿Hay que justificar las dietas de comida con tickets?
Dentro de los límites del Reglamento del IRPF, el importe de la comida no hace falta justificarlo, pero la empresa sí tiene que acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. El hotel y el transporte público se pagan por lo que se justifique.
¿Cuánto se puede pagar por kilómetro sin que tribute?
0,26 € por kilómetro desde julio de 2023, más los peajes y el aparcamiento justificados, siempre que se pueda justificar la realidad del desplazamiento.
¿Y si el empleado paga con la tarjeta de la empresa?
No hay reembolso, pero el gasto se justifica igual. El sistema cruza cada cargo de la tarjeta con su ticket y avisa de los que se quedan sin él.
¿Hace falta cambiar de ERP para automatizar los gastos?
No necesariamente. Si el ERP tiene API o admite importar asientos, los gastos aprobados entran solos; si no, se prepara el fichero que importa.
¿Tu equipo sigue mandando tickets por correo?
Cuéntanos cómo llegan hoy los gastos, quién los aprueba y con qué programa contabilizáis, y te contestamos por escrito qué parte del circuito automatizaríamos, cómo lo conectaríamos con lo que ya usáis y cuánto costaría. Lo que hacemos está en software a medida y en automatización e integraciones.
Fuentes
- Reglamento del IRPF, artículo 9 (BOE). Dietas y gastos de locomoción exceptuados de gravamen, límites y qué hay que acreditar.
- Orden HFP/792/2023 (BOE de 17 de julio de 2023). Sube a 0,26 € el kilómetro.
- Ley 37/1992, del IVA, artículo 97 (BOE). La factura como justificante para deducir el IVA.
- Real Decreto 1619/2012, artículo 7 (BOE). Facturas simplificadas con el NIF y el domicilio del destinatario.
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 66 (BOE). Prescripción a los cuatro años.
- Código de Comercio, artículo 30 (BOE). Conservación de la documentación durante seis años.
- Orden EHA/962/2007, artículo 7 (BOE). Digitalización certificada.
Última revisión: 26 de octubre de 2026. El ejemplo del artículo es ilustrativo, no un caso de cliente. Esto no sustituye al consejo de tu asesoría sobre tu caso concreto.