Una factura llega por correo, como PDF adjunto. Otra hay que bajarla del portal del proveedor, porque el correo solo avisa de que está disponible. La del taller es una foto que alguien del equipo mandó por WhatsApp, y la del alquiler está en una carpeta de Drive que comparte la gestoría. A final de mes, o de trimestre, alguien tiene que reunirlas todas, comprobarlas, copiar sus datos y dejarlas donde corresponde.
Muchas de las empresas que viven esto ya tienen un programa de contabilidad, un ERP o una gestoría. El trabajo que se repite está antes, en el camino que recorre cada documento hasta llegar ahí. Ese tramo es el que se puede automatizar, y muchas veces sin cambiar ninguna de esas herramientas.
Lo que pasa antes de registrar una factura
El recorrido manual de una factura de proveedor suele ser este: llega por algún canal, alguien la localiza y la descarga, la revisa, copia sus datos en el ERP, en una hoja o en el envío a la gestoría, la renombra y la guarda en su carpeta. Cada paso es sencillo. Lo costoso es repetirlos todos cada mes con decenas de documentos, porque ahí aparecen siempre los mismos fallos:
- Duplicados: la misma factura llega por correo y vuelve a aparecer en el portal, y si nadie lo nota se registra dos veces.
- Olvidos: la que solo estaba en el portal no se descarga hasta que el proveedor reclama el pago.
- Errores al copiar: un número de factura con una cifra cambiada, la base y el IVA intercambiados o una fecha mal puesta.
- Documentos que no aparecen: la factura existe, pero nadie sabe en qué correo o en qué carpeta está el día que la piden.
- Dependencia de una persona: el proceso funciona porque alguien sabe dónde está cada cosa, y se para cuando esa persona falta.
Señales de que ya toca automatizarlo
- Alguien revisa a mano una bandeja de correo para sacar las facturas.
- Se copian el proveedor, la fecha, el importe o el concepto a una hoja de cálculo.
- Cada mes se renombran PDF y se mueven de una carpeta a otra.
- Cuando la gestoría o administración pide una factura, hay que buscarla.
- Las facturas entran en el ERP con semanas de retraso, y con ellas sus vencimientos.
- Solo una persona sabe dónde se guarda cada cosa.
Con una de estas señales se puede vivir. Cuando se juntan tres o cuatro, además de las horas de quien lo hace, se paga en información que llega tarde: pagos que se escapan, cierres que se retrasan y una gestoría que trabaja con lo que le llega cuando le llega.
Qué partes se pueden automatizar
Detectar los documentos nuevos
Un buzón propio para facturas, una carpeta vigilada, un formulario para subir la foto de un ticket desde el móvil o, si el portal del proveedor lo permite, la descarga automática desde él. El sistema recoge cada documento en cuanto aparece, sin que nadie tenga que ir a buscarlo.
Leer y extraer los datos
Proveedor y NIF, número de factura, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, vencimiento y concepto. Si el PDF lo ha generado un programa, el texto ya está dentro y la lectura es directa; si es un escaneado o una foto, primero hay que reconocer el texto, y ahí aparece más margen de error.
Validar
Antes de registrar nada, cada factura pasa unas comprobaciones: que estén los campos obligatorios, que el NIF tenga un formato válido, que la base más el IVA den el total, que esa factura de ese proveedor no esté ya registrada y que el proveedor exista en tus datos. Y después, las reglas propias del negocio, como que el importe no supere el del pedido.
Clasificar
Por proveedor, centro de coste, proyecto, obra, delegación o cuenta contable, según las reglas que fije la empresa. Para lo que no encaja en ninguna regla, el sistema propone una clasificación y una persona la confirma.
Registrar
En el ERP, en el programa contable, en una base de datos propia o en el envío a la gestoría, por la vía que admita cada uno: su API o su formato de importación.
Archivar
El documento original se guarda con un nombre y una ruta coherentes —por ejemplo, año, mes, proveedor y número de factura— en Drive, en SharePoint o en tu servidor, y queda enlazado al registro. Lo que hay que conservar es el original: el reglamento de facturación pide guardar los documentos con su contenido original, no solo los datos que se han sacado de ellos.
Gestionar las excepciones
Lo que no cuadra no se registra solo. Va a una bandeja de revisión con el motivo —falta el NIF, el total no coincide, parece duplicada— y una persona decide. Una automatización que esconde las dudas acaba saliendo más cara que el proceso manual.
Cómo queda el flujo
- 01Llega la facturaPor correo, desde el portal del proveedor, en una carpeta de Drive o como foto desde el móvil.
- 02El sistema la recogeVigila el buzón, la carpeta o el portal y la toma en cuanto aparece.
- 03Se leen sus datosProveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, total y vencimiento.
- 04Se validaCampos obligatorios, importes que cuadran, que no esté ya registrada y las reglas del negocio.
¿Hay que cambiar de ERP o de programa contable?
No necesariamente. Si tu programa contable o tu ERP admite la entrada de facturas por API o por importación de ficheros, la automatización trabaja a su alrededor y no hay que sustituirlo. Si no admite ninguna de las dos cosas, se estudia antes de proponer nada: a veces basta con dejar los datos preparados para que la gestoría los cargue. Es el tipo de trabajo que hacemos en automatización e integraciones y, cuando hace falta una herramienta interna propia, en software a medida para automatizar procesos internos.
No es lo mismo que VeriFactu
Conviene no mezclar dos asuntos. VeriFactu es una de las dos formas de cumplir el reglamento de los sistemas de facturación (Real Decreto 1007/2023), que regula los programas con los que emites tus facturas. Este artículo trata de las que recibes de tus proveedores. Automatizar unas no te adapta a la norma de las otras, ni al revés. Si lo que te preocupa es la emisión, lo explicamos en nuestro software de facturación.
Lo que sí cambiará este trabajo es la factura electrónica obligatoria entre empresas: cuando se aplique, una parte de las facturas de proveedores llegará como mensaje estructurado, con los datos ya separados, y no habrá que sacarlos de un PDF. Mientras tanto seguirá habiendo PDF, fotos y tickets. Lo que está aprobado y lo que falta lo contamos en factura electrónica obligatoria entre empresas.
¿Herramienta estándar o desarrollo a medida?
- Una herramienta estándar encaja cuando el flujo es el habitual, las reglas son sencillas y tu programa contable ya incluye la captura de facturas o se integra con una que la tenga. Si es tu caso, empieza por ahí.
- Un desarrollo o una integración a medida compensa cuando las facturas llegan por varios canales, hay reglas propias —centros de coste, proyectos, obras, aprobación por quien hizo el pedido—, intervienen varios sistemas o tu ERP no tiene una integración adecuada.
Para decidirlo con números, y no por intuición, en cuándo compensa el software a medida explicamos el método que usamos.
Dónde ayuda la IA y dónde hace falta una regla
La IA es útil justo en la parte que no se resuelve con reglas fijas: leer facturas con formatos distintos, sacar sus campos de un escaneado o de una foto, entender un concepto escrito de cualquier manera y proponer una clasificación. Pero no es infalible: puede leer mal una cifra en una foto movida o confundir la fecha de la factura con la de vencimiento.
Por eso el flujo no confía en ella a ciegas. Lo que extrae pasa por las mismas validaciones que cualquier otro dato, y lo que no se ha leído con seguridad va a revisión. Así planteamos la integración de IA en procesos de empresa: la IA lee y propone; las reglas y las personas deciden.
Cómo empezar sin automatizarlo todo
- Dibujar el recorrido actual: por dónde llegan las facturas y quién toca cada una.
- Contar cuántas llegan al mes por cada canal.
- Ver dónde se va más tiempo y dónde se cuelan más errores.
- Automatizar primero un canal, normalmente el correo.
- Comparar durante unas semanas lo que extrae el sistema con lo que habría registrado una persona.
- Conectar el ERP, el programa contable o la entrega a la gestoría.
- Añadir el resto de canales.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden leer automáticamente las facturas en PDF?
Sí. Cuando el PDF lo genera un programa, el texto ya está dentro y la lectura es directa. Aun así, cada factura pasa por las mismas validaciones antes de registrarse.
¿Y las fotos o los escaneados?
También, con más margen de error: una foto torcida, con poca luz o de un papel arrugado se lee peor. Por eso ahí las validaciones pesan más, y lo que no se lee con seguridad va a revisión. Otra cosa es tirar el papel: leer la imagen no la convierte en el original, y para prescindir de las facturas en papel hace falta la llamada digitalización certificada, que tiene sus propios requisitos. Si es tu caso, háblalo con tu gestoría.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas recibidas?
El reglamento de facturación obliga a conservarlas durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, que con carácter general es de cuatro años. El Código de Comercio pide además a los empresarios seis años para la documentación y los justificantes del negocio, contados desde el último asiento de los libros. El archivo automático tiene que guardar el original, como mínimo, ese tiempo.
¿Se puede conectar con mi ERP?
Si tiene API o admite importar facturas desde un fichero, sí. Lo revisamos antes de proponer nada, porque cada ERP permite cosas distintas.
¿Detecta las facturas duplicadas?
Sí. La regla básica es que no se repita el mismo número de factura del mismo proveedor; en los casos dudosos se miran también el importe y la fecha, y lo que parece duplicado va a revisión en lugar de registrarse.
¿Se pueden guardar en Google Drive o en SharePoint?
Sí, con la estructura de carpetas y el nombre que decidas, y con el enlace al documento guardado en el registro para encontrarlo sin buscarlo.
¿Tiene sentido para una empresa pequeña?
Depende de cuántas facturas recibe y por cuántos canales. Con pocas facturas y un solo canal, la captura que incluya tu programa contable, si la tiene, puede bastar. Cuando hay varios canales, varias personas o reglas propias, una automatización a medida empieza a compensar.
¿Cuántas horas se van cada mes en buscar y registrar facturas?
Si en tu empresa alguien descarga facturas, copia sus datos a una hoja o introduce lo mismo en dos sistemas, hay una parte de ese trabajo que se puede automatizar. Cuéntanos por dónde te llegan, cuántas son al mes y dónde acaban, y te contestamos por escrito qué automatizaríamos, cómo lo haríamos y cuánto costaría, sin tocar lo que ya funciona. Si quieres ver antes cómo trabajamos, en nuestros proyectos contamos qué hemos construido para cada cliente.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE), artículo 19: conservación de las facturas recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria y con su contenido original.
- Ley 58/2003, General Tributaria (BOE), artículo 66: plazos de prescripción de cuatro años.
- Código de Comercio (BOE), artículo 30: conservación de la documentación y los justificantes durante seis años.
- Orden EHA/962/2007 (BOE), artículo 7: digitalización certificada de las facturas en papel.
- Real Decreto 1007/2023 (BOE), artículo 1: el reglamento se aplica a los sistemas que soportan la facturación de la propia actividad.
Última revisión: 1 de octubre de 2026. El flujo del artículo es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. Esto no sustituye al consejo de tu gestoría sobre tu caso concreto.