«¿Nos hacemos algo a medida o compramos un programa?» es una pregunta que no tiene respuesta, porque asume que la empresa entera cabe en una sola decisión. No cabe. Una misma empresa puede necesitar desarrollo propio para lo que la distingue y no tocar jamás lo que hace igual que todo el mundo.
Lo que sí se puede es decidirlo con método. Este es el que usamos, y avisamos de entrada: aplicado en serio, la mayor parte de lo que hace tu empresa va a salir del lado del paquete. Nos deja menos trabajo, pero es la respuesta correcta.
Paso 1: haz inventario, no lista de deseos
Antes de valorar nada, escribe qué hace tu empresa cada día. No lo que te gustaría que hiciera: lo que hace. Un inventario útil tiene entre diez y veinticinco procesos, y cada línea responde a cuatro cosas:
- Qué pasa, en una frase. «Entra un pedido y hay que confirmarlo».
- Quién lo hace y cuánto tiempo le lleva a la semana.
- Con qué herramienta, incluyendo el correo, el WhatsApp y la libreta.
- Qué pasa cuando sale mal, y cada cuánto sale mal.
Esta parte parece burocracia y es donde se decide todo lo demás. Casi siempre aparecen dos o tres procesos que nadie había contado porque los hace una sola persona desde hace años, y que resultan ser justo los frágiles.
Paso 2: separa lo genérico de lo que te distingue
Ahora clasifica cada proceso en una de dos columnas:
| Genérico | Diferencial |
|---|---|
| Lo haces igual que cualquier empresa de tu tamaño | Lo haces de una forma que es tuya |
| Si lo hicieras como los demás, no perderías nada | Si lo hicieras como los demás, perderías clientes o margen |
| Contabilidad, nóminas, correo, facturación, firma | Cómo cualificas, cómo produces, cómo cotizas, cómo atiendes |
La prueba rápida para dudar menos: si pudieras contarle este proceso a un competidor sin que te importase, es genérico. Si te incomodaría, probablemente sea diferencial.
Paso 3: lo genérico, nunca a medida
Aquí no hay matiz. Desarrollar tu propio programa de contabilidad, tu propio gestor de correo o tu propia herramienta de firma es quemar dinero para acabar con algo peor que lo que cuesta veinte euros al mes. Y no es solo el desarrollo: es mantenerlo, actualizarlo y adaptarlo cada vez que cambie una normativa, para siempre.
Un producto de mercado lleva años resolviendo problemas que tú todavía no sabes que existen. En lo genérico, esa ventaja es insalvable.
Paso 4: lo diferencial no se pregunta igual
Para los procesos de la otra columna, la pregunta no es «¿existe un programa que haga esto?». Casi siempre existe alguno que hace algo parecido. La pregunta es:
¿Cuánto tenemos que deformar nuestra forma de trabajar para que quepa en ese programa, y qué nos cuesta esa deformación?
Ese coste es real y casi nunca se calcula. Tiene tres formas, y las tres se ven en el inventario del paso 1:
- Trabajo manual de relleno. Alguien copia datos de un sitio a otro porque las herramientas no se hablan. Cuenta las horas semanales y multiplícalas por cincuenta.
- Apaños que nadie documenta. El campo «Notas» donde se guarda lo que no cabía en ningún sitio, la hoja de cálculo paralela, el criterio que solo conoce una persona.
- Lo que dejas de hacer. El más caro y el más invisible: la idea que no se pone en marcha porque «el programa no lo permite».
Paso 5: mira si el problema está entre herramientas
Antes de encargar nada, un descarte que se hace en una tarde y ahorra proyectos enteros. Vuelve a los procesos que peor están y pregúntate si el problema está dentro de una herramienta o entre dos.
Muchísimas veces está entre dos: cada programa funciona bien por su cuenta y lo que falla es que no se pasan la información. Eso no se arregla cambiando de programa, se arregla conectándolos, y es incomparablemente más barato y más rápido que sustituir nada.
El resultado típico
Cuando este método se aplica con honestidad, casi siempre sale el mismo reparto: la mayor parte en herramientas de mercado, una o dos piezas a medida, y todo conectado entre sí.
Y esa es la conclusión importante, porque no es la que suele venderse. La discusión no es «a medida contra paquete»: es qué pieza concreta merece desarrollo propio y cómo se conecta con lo que ya tienes. Un proyecto bien planteado suele ser bastante más pequeño de lo que el cliente temía.
Tres errores caros, uno en cada dirección
Desarrollar lo que ya existe
Casi siempre nace de una reunión en la que alguien dice «es que nuestro caso es especial». A veces lo es. La mayoría de las veces, lo especial es una costumbre que nadie ha revisado en diez años.
Forzar el negocio para que quepa en el programa
El error contrario, más frecuente y más silencioso, porque no aparece en ninguna factura. Se paga en horas de gente y en oportunidades que no se persiguen.
Encargarlo todo de golpe
Un proyecto grande que tarda meses en enseñar algo tiene muchas probabilidades de llegar tarde y equivocado. Los procesos del inventario se pueden ordenar por dolor y atacar de uno en uno: la primera pieza funcionando enseña más sobre lo que hace falta que cualquier documento de especificaciones.
Preguntas frecuentes
¿No es contradictorio que recomendéis no desarrollar?
Sería contradictorio si viviéramos de facturar horas sin más. Un proyecto que no debería haberse hecho acaba en un cliente descontento, que es el peor resultado posible para los dos. Preferimos hacer la pieza que hace falta y decir que no al resto.
¿Cómo sé si mi proveedor me está recomendando bien?
Una señal razonable: si nunca te ha dicho que algo no merece la pena, o si su respuesta a cualquier problema es desarrollar más, conviene pedir una segunda opinión. La otra señal es que te explique el coste de mantenimiento antes de que se lo preguntes.
¿Y si no tengo claro qué es diferencial en mi negocio?
Es más común de lo que parece y no es un problema: se ve rápido en el inventario. Los procesos diferenciales son los que llevan más excepciones, más criterio de una persona concreta y más apaños alrededor.
Si quieres hacer el ejercicio acompañado
Es la primera conversación que tenemos con cualquier cliente, y no cuesta nada. Cuéntanos cómo trabajáis hoy y hacemos el inventario juntos: te diremos qué compraríamos hecho, qué conectaríamos y qué —si algo— construiríamos. Puedes ver cómo planteamos cada cosa en aplicaciones a medida, CRM a medida y automatización e integraciones.
Si tu duda concreta es la del CRM, la desarrollamos aparte en CRM a medida o CRM de suscripción.