Conciliar es comprobar que cada movimiento del banco corresponde a algo que tu empresa sabe que tenía que pasar: esta transferencia es la cuota de tal alumno, este cargo es la factura de tal proveedor, este ingreso es la señal de tal reserva. En casi todas las pymes lo hace una persona, a mano, una vez al mes, con dos pestañas abiertas. Y como se hace tarde, los errores —el cobro duplicado, la cuota que nunca llegó, la factura pagada dos veces— se descubren cuando ya cuesta arreglarlos.
Por qué se hace a mano
Porque el banco y la facturación son dos mundos que no se hablan. El banco te da un extracto; tu programa de facturación tiene sus facturas; tu CRM tiene sus cuotas. Nadie los ha conectado, así que el puente es una persona.
Cómo entra el extracto en el sistema
Hay dos vías, y conviene conocer las dos:
- El fichero Norma 43. Es el formato estandarizado por la Asociación Española de Banca para los extractos de cuenta: cada movimiento con su fecha, concepto, importe y saldo. Todos los bancos españoles lo generan y la propia Agencia Tributaria lo usa en sus requerimientos de extractos. Se descarga desde la banca electrónica y el sistema lo lee.
- La API del banco. Desde la directiva europea de servicios de pago, los bancos están obligados a permitir que, con tu autorización, un tercero acceda a la información de tu cuenta. Es la vía para que el sistema lea los movimientos cada día sin que nadie descargue nada.
La primera es más sencilla de arrancar; la segunda es la que elimina la tarea del todo. Un sistema bien planteado admite las dos.
Cómo casa cada movimiento
Una vez dentro, la conciliación es un problema de emparejamiento con reglas, de más segura a menos:
- Por referencia. Si el concepto del movimiento lleva el número de factura o de cuota —y tu sistema puede poner esa referencia en cada cobro que emite—, el cruce es exacto.
- Por importe y fecha. Un ingreso del importe exacto de una cuota, en los días alrededor de su vencimiento, de una persona que solo tiene esa cuota pendiente.
- Por remitente. El nombre del ordenante contra la ficha del cliente, con tolerancia a que la familia pague desde la cuenta del abuelo.
- Lo que queda va a una lista para que una persona lo mire. Ese es el trabajo que sí necesita a alguien: el diez por ciento raro, no el noventa por ciento evidente.
| Conciliación a mano | Conciliación en el sistema | |
|---|---|---|
| Frecuencia | Una vez al mes, si hay tiempo | Cada día, sola |
| Quién detecta el cobro que falta | Quien tacha, si se fija | El sistema, en la lista de pendientes |
| Estado de la cuota o factura | Se marca a mano | Se actualiza al casar el movimiento |
| Trazabilidad | Ninguna: una hoja tachada | Cada cruce con quién, cuándo y por qué regla |
| Cierre contable | Reconstruido a final de mes | Al día |
Por qué merece la pena hacerlo dentro de la herramienta que ya cobra
La conciliación es mucho más potente cuando vive en el sistema que emite los cobros, porque ese sistema sabe qué espera recibir: qué cuotas vencían esta semana, qué señales de reserva se pagaron con tarjeta, qué facturas están pendientes. Casar contra una expectativa es fácil; casar un extracto contra nada es adivinar. Por eso en un centro de formación lo último que hemos incorporado a su CRM es precisamente la facturación y la contabilidad con conciliación bancaria: el sistema ya sabía qué debía cobrar cada alumno, y ahora comprueba solo qué ha llegado. Y por eso la plataforma de un centro de estética concilia los pagos de las reservas con lo que ingresa la pasarela.
Lo que la conciliación no arregla
No arregla una facturación desordenada. Si las facturas no llevan una numeración correcta, si las cuotas no tienen un vencimiento en el sistema o si los cobros no se registran, no hay nada contra lo que casar. La conciliación es la última pieza de una cadena que empieza en cómo cobras y pasa por cómo facturas.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a mi asesoría?
No. Le da el trabajo hecho: movimientos casados, pendientes identificados y un cierre al día. La asesoría sigue haciendo la contabilidad y los impuestos, con menos preguntas que hacerte a final de trimestre.
¿Necesito que el sistema se conecte a mi banco?
No para empezar. Con descargar el fichero Norma 43 una vez a la semana ya se automatiza el cruce. La conexión por API es el siguiente paso, cuando quieres que ocurra sin que nadie descargue nada.
¿Y los cobros con tarjeta o Bizum?
La pasarela te liquida por lotes, así que un ingreso del banco corresponde a varios cobros. El sistema tiene que casar el lote de la pasarela con los cobros individuales, y el ingreso bancario con el lote. Es un paso más, y es exactamente el que a mano nadie hace bien.
Si cada mes acabas con dos pestañas abiertas
Cuéntanos con qué banco trabajas, cómo cobras y dónde viven hoy tus facturas y tus cuotas. Con eso se ve qué regla de cruce resolvería la mayor parte del trabajo. Es parte de lo que construimos en facturación y en integraciones.
Fuentes
- Requerimientos de extractos bancarios (norma 43) (Agencia Tributaria). Uso del formato Norma 43 para el intercambio de extractos.
- Qué es el Cuaderno 43 y para qué se utiliza (BBVA API Market). Estructura del fichero de la Asociación Española de Banca.
- Directiva (UE) 2015/2366 sobre servicios de pago (PSD2) (EUR-Lex). Servicios de información sobre cuentas, artículo 67.
Última revisión: 21 de septiembre de 2026. Este artículo es información divulgativa, no asesoramiento contable.