Un cliente manda el pedido en un PDF que genera su propio programa de compras. Otro, un distribuidor, lo envía en un Excel con sus códigos y no con los tuyos. Un tercero lo escribe en el cuerpo del correo: «lo de siempre, y el doble de la referencia azul». En la oficina, alguien abre cada uno, averigua de qué cliente es, traduce sus referencias a las vuestras, comprueba precios y cantidades y lo teclea en el ERP línea a línea. Mañana, otra vez.
Muchas de las empresas que trabajan así ya tienen un ERP, y les funciona. Lo que no está digitalizado es el camino que recorre el pedido hasta llegar a él. Ese tramo se puede automatizar, normalmente sin cambiar de ERP, y dejando a una persona solo los pedidos que no cuadran.
El trabajo manual está antes del ERP
Cómo entra un pedido B2B
Casi nunca por un solo sitio:
- PDF adjunto, generado por el programa de compras del cliente, cada uno con su formato.
- Excel o CSV con la plantilla del cliente, a veces con sus referencias y no con las vuestras.
- Texto en el propio correo, sobre todo con clientes pequeños o con pedidos urgentes.
- El portal del cliente, donde hay que entrar a descargarlo.
- EDI, con los clientes grandes que lo exigen.
Por qué el EDI no cubre todos los pedidos
El intercambio electrónico de datos resuelve el problema de raíz: el pedido llega como un mensaje estructurado (en el estándar EANCOM de GS1, el mensaje ORDERS, con sus cantidades, fechas y lugares de entrega) y el ERP lo lee sin que nadie lo toque. Pero montarlo exige que el cliente también lo use y que se acuerde la conexión con cada uno, así que suele quedarse en las cuentas grandes. El resto de clientes sigue mandando PDF, Excel y correos, y ahí es donde se va el tiempo.
Señales de que la entrada de pedidos ya pide automatización
- Alguien copia referencias y cantidades del PDF al ERP, línea a línea.
- Hay una hoja de equivalencias entre los códigos de cada cliente y los vuestros, y solo una persona sabe usarla.
- Los precios y las condiciones se comprueban a mano contra la tarifa de cada cliente.
- Se confunden unidades: el cliente pide cajas y el ERP espera unidades sueltas.
- Los pedidos entran en el ERP horas después de llegar, y con ellos la reserva del stock.
- Cuando esa persona está de vacaciones, los pedidos se acumulan.
El retraso del penúltimo punto tiene un coste que no se ve en el pedido: mientras no está en el sistema, su mercancía no está reservada y se puede vender a otro. Lo contamos en por qué el stock se descuadra justo cuando empiezas a vender más.
Qué partes se pueden automatizar
Recoger el pedido
Un buzón propio para pedidos, del que el sistema saca cada correo y sus adjuntos en cuanto llegan, y, si el portal del cliente lo permite, la descarga automática desde él. Si el pedido viene escrito en el cuerpo del correo, también se recoge.
Leer la cabecera y las líneas
De la cabecera: cliente, número de pedido, fecha, dirección de entrega y fecha solicitada. De cada línea: referencia, descripción, cantidad, unidad y precio. Un Excel o un CSV ya trae columnas y se lee con reglas; un PDF generado por un programa trae el texto dentro; un escaneado o una foto necesitan reconocer el texto primero, y ahí aparece más margen de error. Donde más ayuda la IA es con los pedidos que cambian de formato de un cliente a otro o que vienen escritos en el correo.
Traducir las referencias del cliente a las vuestras
Suele ser la pieza que más tiempo ahorra, y la que menos se ve. El sistema guarda, cliente a cliente, qué código suyo corresponde a qué referencia vuestra y cómo se convierten sus unidades: una caja de doce, un palé. La primera vez que aparece un código nuevo, una persona lo confirma; desde ese momento, el sistema ya lo sabe.
Validar
Antes de crear nada: que el cliente exista y no esté bloqueado, que el precio coincida con su tarifa y sus condiciones (con el margen que decidáis), que las cantidades sean razonables frente a sus pedidos anteriores, que haya stock o fecha de reposición y que ese número de pedido no se haya registrado ya.
Crear el pedido en el ERP
Por la API del ERP o por su formato de importación, con el pedido completo y enlazado al documento original. Y, si así lo decidís, con la confirmación al cliente enviada en ese momento.
Gestionar las excepciones
Lo que no cuadra no entra solo. Va a una bandeja de revisión con el motivo —referencia desconocida, precio fuera de tarifa, cliente bloqueado, sin stock— y una persona decide. Muchas excepciones se resuelven una sola vez: la referencia nueva queda guardada para el siguiente pedido.
Cómo queda el flujo
- 01Llega el pedidoPor correo, en PDF o en Excel, escrito en el mensaje o desde el portal del cliente.
- 02Se leen la cabecera y las líneasCliente, número, fechas, dirección, referencias, cantidades, unidades y precios.
- 03Se traducen las referenciasDe los códigos del cliente a los vuestros, con sus unidades convertidas.
- 04Se validaCliente, tarifa y condiciones, cantidades, stock y pedidos duplicados.
¿IA, reconocimiento de texto o reglas?
Cada una tiene su sitio:
- Reglas para lo estructurado: un Excel con una plantilla fija, un CSV o un mensaje EDI. Son baratas, rápidas y hacen siempre lo mismo.
- Reconocimiento de texto para los escaneados y las fotos, como paso previo a leerlos.
- IA para lo variable: pedidos con el formato propio de cada cliente o escritos en el correo con sus palabras.
Lo que saque cualquiera de las tres pasa después por las mismas validaciones. Es la misma lógica que explicamos para las facturas de proveedor en cómo automatizar la gestión de facturas recibidas, y la forma en que planteamos la integración de IA en procesos de empresa: la IA lee y propone; las reglas y las personas deciden.
¿Hay que cambiar de ERP?
No necesariamente. Si vuestro ERP admite crear pedidos por API o importarlos desde un fichero, la automatización trabaja a su alrededor. Si no admite ninguna de las dos cosas, se estudia antes de proponer nada: a veces basta con dejar el pedido preparado para que alguien lo cargue de una vez, sin teclearlo. Es el trabajo que hacemos en automatización e integraciones y, cuando hace falta una herramienta propia alrededor del ERP, en software a medida.
Cómo implantarlo sin sustos
- Empezar por el cliente o el canal que más pedidos manda.
- Funcionar unas semanas en paralelo: el sistema prepara el pedido y una persona lo compara con lo que habría tecleado.
- Crear al principio los pedidos como borradores que alguien confirma en el ERP.
- Dejar que entren solos los que cuadran cuando la comparación lo justifique.
- Añadir clientes y canales de uno en uno.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con pedidos escaneados o en foto?
Sí, con más margen de error que un PDF generado por un programa. Por eso esos pedidos pasan las mismas validaciones y, si algo no se ha leído con seguridad, van a revisión.
¿Qué pasa si un cliente cambia el formato de su pedido?
Con reglas fijas, habría que ajustar la lectura de ese cliente. Con IA, el cambio suele absorberse; y si no, las validaciones lo detectan y el pedido va a revisión en lugar de entrar mal.
¿Y si cada cliente usa sus propias referencias?
Es lo habitual. El sistema guarda la equivalencia de cada cliente y la aplica en cada pedido; las referencias nuevas las confirma una persona la primera vez.
¿Se puede confirmar el pedido al cliente automáticamente?
Sí, cuando el pedido ha pasado todas las validaciones. Los que van a revisión se confirman después, cuando alguien los resuelve.
¿Sirve si ya recibo pedidos por EDI?
Sí. El EDI se queda como está y la automatización cubre el resto de canales, de forma que todos los pedidos acaban en el mismo sitio y con las mismas validaciones.
¿Tu equipo sigue tecleando pedidos en el ERP?
Si alguien abre cada día correos con pedidos, traduce referencias o copia líneas a mano, hay una parte de ese trabajo que se puede automatizar. Cuéntanos por dónde os llegan los pedidos, cuántos son y qué ERP usáis, y te contestamos por escrito qué automatizaríamos, cómo lo haríamos y cuánto costaría. Si además el stock se os descuadra entre canales, mira control de stock y pedidos, y para ver cómo trabajamos, nuestros proyectos.
Fuentes
- GS1 EANCOM: mensaje ORDERS (pedido de compra) (GS1). El mensaje con el que el cliente envía el pedido a su proveedor, con las cantidades, las fechas y los lugares de entrega.
Última revisión: 5 de octubre de 2026. El flujo del artículo es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente.